Порядок Уничтожения Документов с Истекшим Сроком Хранения • Нормативная база

Экспертная комиссия при оценке документов, срок хранения которых истек, может продлить его по своему усмотрению, если сочтет, что документ представляет собой какую-либо научно-историческую ценность или до сих пор имеет практическое значение. Продлять сроки относительно установленных государством можно, запрещено их сокращать. Решение комиссии отражается в протоколе заседания.

Уничтожение кадровых документов

1. Передача документов на уничтожение фиксируется в заключительной части акта, где указывается количество, сдаваемых на уничтожение единиц хранения документов и их вес.
2. В случае выбора организацией иного варианта уничтожения дел запись о способе уничтожения в акте должна быть обязательно.
3. В результате процедуры уничтожения на руках должно остаться несколько документов:
4. – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
5. – накладная, подписывается двумя организациями в случае передачи документов «на сторону «для уничтожения;

При прохождении процедуры утилизации основной отчетностью признается акт о выделении документов к уничтожению. Он составляется архивариусом или во время экспертизы ценности бумаг. Форма утверждена приказом No 526 от 31 марта 2015 года. В акты включаются дела, чей срок хранения завершился 1 января текущего года.

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения — Дело

При этом стоит учитывать, что конкретный способ уничтожения бланков не определен на законодательном уровне. Организации вправе воспользоваться любыми доступными ей способами уничтожения документов. Например, можно сразу сжечь испорченные бланки при соблюдении требований пожарной безопасности. При наличии специального прибора провести измельчение их в шредере.
Проводится согласование со всеми членами комиссии. Разработать и представить на утверждение положение о работе экспертной комиссии до 30.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения: способы, правила, акты

Завершающим этапом подготовки к ликвидации документации значится заполнение приказа об уничтожении и его подписании руководителем производства. В нем указаны основания для проведения утилизации (составленный акт о выделении документов с истекшим сроком годности) и выбранный способ ликвидации.

Грамотное уничтожение документов с помощью экспертов

• Уничтожать только просмотренные документы. Перед уничтожением каждое дело должно быть полистно просмотрено вручную, чтобы не уничтожить случайно попавший важный документ.
• Документировать каждую уничтоженную бумагу. Обязательно составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который должен утвердить руководитель.
• Обеспечить конфиденциальность. Чтобы документы не перехватили конкуренты, процесс уничтожения должен проходить в Вашем присутствии.
• Сроки хранения документов. Всегда нужно их соблюдать и нельзя уничтожать пока срок хранения документов не истек.

Делать это регулярно. Своевременное освобождение архива от ненужных документов избавит Вас от проблем с проверяющими органами и штрафов за несоблюдение сроков хранения. Услуги уничтожения документов от позволят Вам существенно сэкономить на расходах по ведению архива и избавят от дополнительных налоговых и финансовых убытков.

Нормативный аспект

Пример 1. Возьмем в качестве примера приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, срок хранения которых согласно п. «б» ст. 19 Перечня составляет 5 лет. Этот срок для приказов за 2015 г. пойдет с 1 января 2016 г. и завершится 31 января 2024 г. Следовательно, уничтожить приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках за 2015 г. можно будет лишь в 2024 г.
Ответственность за ненадлежащее уничтожение документов. Для них также должна быть создана комиссия и составлен акт;.

Правила уничтожения документов

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Как составить акт на уничтожение документов

1. Перед уничтожением документов необходимо убедиться в том, что их срок хранения истек.
2. После этого руководитель созывает специальную экспертную комиссию из числа сотрудников предприятия.
3. По результату заседания она принимает решение об уничтожении и составляет соответствующий акт.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Порядок уничтожения документов следующий:

4.4.4. Дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел, вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Росстата проставляется о с указанием должности, фамилии, подписи работника, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).
2000 далее — Перечень типовых документов ; с обновлением от 2010 года. Порядок уничтожения документов с истёкшим сроком хранения.

Акт N 4 об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

После того, как акт заполнен и утверждён директором, все папки с делами и документы, перечисленные в акте, нужно поместить в отдельный шкаф или на отдельную полку. В любой момент их можно уничтожать.

Акт о выделении документов к уничтожению

1. Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263 (до сих пор действующий, нормативный, то есть обязательный для исполнения всеми организациями, документ);
2. Основные правила работы архивов организаций (далее — Основные правила), одобренные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (более «молодой» документ методического характера, в целом повторяющий содержание своего нормативного предшественника. На его основе также можно выстраивать систему хранения документов в организации).

В любом случае коммерческие организации и индивидуальные предприниматели должны хранить документы не менее десяти лет. Дальнейший же срок хранения определяется согласно действующему законодательству или необходимостью их дальнейшего использования. Приведем сроки хранения основных кадровых документов.

Форс-мажор

При прохождении процедуры утилизации основной отчетностью признается акт о выделении документов к уничтожению. Он составляется архивариусом или во время экспертизы ценности бумаг. Форма утверждена приказом No 526 от 31 марта 2015 года. В акты включаются дела, чей срок хранения завершился 1 января текущего года.
Факт проведения заседания протоколируется и подписывается руководителем предприятия. Он позволяет уничтожить бухгалтерские файлы без уничтожения носителя информации.

Как оформить акт при уничтожении бухгалтерских документов в электронной форме